Основные задачи, на решение которых нацелено предложение:

1. комплексная автоматизация процессов подготовки и принятия управленческих решений и совершенствование организации делопроизводства на основе современных информационных технологий;
2. создание единого информационного пространства компании;
3. унификация средств и технологий информационного обмена между подразделениями компании, головной и дочерними компаниями холдинга, территориально-распределенными единицами;
4. создание системной основы для перехода к безбумажным технологиям работы с документами;
5. автоматизация СМК.

Предлагаемое решение:

Внедрение Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) – компания-разработчик АНТ-Информ, продукт имеет сертификат 1С-Совместимо.

Система АСДОУ решает следующие технологические задачи:

1. регистрация и учет входящих, исходящих, внутренних документов и организационно-распорядительных документов
2. обеспечение возможности проведения оперативной коллективной работы с документами
3. систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, организация оперативного и архивного хранения и использования документов
4. комплексный контроль исполнения документов и поручений
5. единая технология обработки документов

Преимущества системы АСДОУ на платформе 1С:

• Широкие возможности поиска: поиск документов по всем полям (реквизитам) электронной регистрационной карточки (ЭРК) с осуществлением различных видов поиска в одном запросе, печать ЭРК документов и поручений, а также списков найденных (обработанных) документов и отчетов в формах, удобных для восприятия пользователями;
• Ролевое распределения прав пользователей. Стандартный набор ролей (делопроизводитель, контролер, руководитель, секретарь, исполнитель, технолог, администратор, архивист) может быть расширен/изменен/адаптирован в соответствие со организационной и функциональной структурой организации;
• Простой, логически понятный интерфейс системы, хорошо знакомый всем пользователям программ на платформах 1C;
• Интеграция с учетными базами 1C, используемыми в организации, возможность синхронизации справочников;
• Интеграция с корпоративной почтой, рассылка уведомлений об изменениях, необходимости ознакомления, согласования, утверждения документов и т.п.;
• Возможность использования системы в организациях, имеющих территориально распределенную структуру филиалов;
• Возможность делегирования полномочий в рамках работы с документами. Пользователь системы без привлечения администратора может делегировать свои права на работу с документами и задачами одному или нескольким заместителям на определенный или неограниченный срок;
• Гибкое управление пользовательскими настройками. Пользователь имеет возможность самостоятельно изменять ряд настроек пользовательского интерфейса, установленных администратором: периодичность автоматического обновления данных при работе с документами, максимальное количество документов в списке при просмотре, цветовую индикацию строк, необходимость отсылки оповещений о действиях с задачами
• Наличие большого перечня отчетов по процессам документооборта, наличие универсальных отчетов, позволяющих гибко задавать критерии выборки и группировки информации.
• Возможность адаптации системы непосредственно под бизнес-процессы и задачи организации-заказчика.
• Постоянное совершенствование, развитие системы вендором. Тех.поддержка.

Основные этапы реализации проекта:

Требования к организации -заказчику:

• выделение проектной группы во главе с руководителем
• подбор и предоставление необходимой информации о деятельности
• оперативное согласование планов и графиков работ

* Некоторые этапы могут проходить параллельно по согласованию с компанией-заказчиком

Стоимость проекта зависит от особенностей организационной структуры компании-заказчика, сложности бизнес-процессов и документооборота, определяется после проведения первого этапа – обследования.

Функционал и особенности решения:

- Учет и регистрация документов:

• Автоматическое формирование и присвоение регистрационного номера докменту, гибкие возможности настройки шаблонов регистрационных номеров в соответствие со структурой организации и принципами нумерации документации
• Создание электронных регистрационных карточек документов, возможность задания в карточке дополнительных реквизитов, полей для внесения информации о документе, возможность присоединения к карточке документа информации в виде файлов различного формата (таблицы, графические материалы и т.п., например, электронный образ документа)
• Поддержка механизма построения логических связей между несколькими документами, имеющими общее тематическое содержание

- Обеспечение движения документов в электронном виде в пределах Компании:

• Доставка документа на рассмотрение адресатам в соответствии с реквизитами документа
• Рассылка документа сотрудникам для ознакомления
• Формирование поручений по выполнению заданий в отношении документа и их рассылка исполнителям
• Управление маршрутами движения документов, несложная настройка маршрутов

- Исполнение и контроль исполнения документов и поручений:

• Постановка всех документов и поручений, требующих исполнения, на контроль
• Исполнение поступивших пользователю документов и поручений с формированием соответствующего отчета
• Автоматическое информирование руководителя (ответственного лица) о факте и результате исполнения документа или поручения
• Возможность просмотра результатов исполнения документа с учетом связей с другими документами
• Ведение хода исполнения, а также управление сроками исполнения контрольных документов и поручений с различными возможностями для разных категорий пользователей
• Мониторинг состояния документов с приближающимися контрольными сроками, а также просроченных документов
• Мониторинг состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, а также личной исполнительской дисциплины сотрудников Компании с помощью стандартных отчетов, возможность простой настройки отчетов под требования/задачи каждого ответственного лица

- Управление проектами документов:

• Создание проектов документов с использованием библиотек шаблонов
• Направление проектов документов на согласование с возможностью построения различных схем (последовательное, параллельное и смешанное)
• Реализация механизмов жесткой (заранее определенной) и свободной маршрутизации для соответствующих видов документов
• Контроль версий документа с целью учета событий на всех этапах его обработки (возврат на доработку, внесение замечаний и т.д.), а также с целью оперативного доступа к актуальной версии
• Формирование «дерева» резолюций по документу
• Мониторинг прохождения согласования проектов документов
• Направление проектов документов на подписание
• Подписание документа (в т.ч. несколькими должностными лицами) и автоматическое направление документа на регистрацию

- Ведение электронного архива документов:

• Автоматическое отслеживание перемещений документа по стадиям жизненного цикла
• Автоматическое направление документа (включая рабочие версии документа, созданные на этапах его жизненного цикла) на архивное хранение
• Миграция информации между оперативным и архивным хранилищами
• Реализация единообразных механизмов доступа к документам вне зависимости от места их физического хранения
• Учет документов, хранящихся в архиве, с возможностью поиска по всем полям ЭРК, а также формирование произвольных запросов для получения доступа к хранящимся в системе данным
• Сохранение итогового документа и электронной истории его формирования;
• Ведение описей дел

Преимущества проекта с ЮСК:

ГК «Южная Софтверная Компания» является поставщиком программного обеспечения и услуг в области информационных технологий с 2000 года.

Партнерами компании являются мировые производители программного обеспечения и ведущие тренинговые компании России, консультанты-эксперты сертифицирующих органов.

Компания обладает всеми необходимыми компетенциями для проведения проектов с применением самых современных информационных технологий: в штате Компании консультанты, системные аналитики, сертифицированные специалисты в области ИТ, преподаватели.

ГК ЮСК является партнером компании АНТ-Информ, являющейся разработчиком системы АСДОУ.

Компания активно использует программные продукты 1С для решения своих бизнес-задач.

Качество услуг компании подстверждено сертификатом соответствия международному стандарту ISO 9001:2008

К каждому заказчику применяется индивидуальный подход.

Клиентами компании являются:

• производственные предприятия
• дистрибуция, оптовая торговля
• транспортная и складская логистика
• предприятия розничной торговли
• предприятия общественного питания
• медицинские заведения
• образовательные учреждения
• проектные и строительные организации
• и др.